Las únicas 10 herramientas que necesitas para SER PRODUCTIVO
Cuando hablamos de productividad, al principio siempre caemos en el error de buscar cada vez más herramientas para ser productivos, cuando quizás lo que deberíamos de conocer son cuáles son las únicas herramientas que me sirven para ser productivo. Por mucho que tengas 50 herramientas a tu disposición, si tu metodología de trabajo no es la correcta o no tienes el suficiente compromiso para usar al menos 5 de ellas de manera eficiente, el problema no es de la herramienta, sino de ti mismo.
Si crees que te conoces, puedes saltarte la chapa siguiente y deslizar más abajo para simplemente ver las herramientas. Si estás dudoso sobre si eres productivo o no, te voy a dar un poco la chapa a continuación.
Ante la pregunta:
¿POR QUÉ CREES QUE NO TIENES LOS RESULTADOS?
La gente suele tener 3 respuestas comunes:
- No tengo suficiente dinero o capital
- Aún no tengo los conocimientos necesarios
- No soy lo suficientemente productivo
- “Necesito dinero para esto” pero vivimos en la época donde hay más oportunidades en toda la historia.
- “No tengo los conocimientos necesarios” pero hay cientos de mentores y consultores que te ayudan a progresar más rápido. También puede ser que aún estés empezando, en ese caso, sigue aprendiendo. Pero sobre todo, métete en el barro y ensúciate para aprender haciendo. Pasa un poco de lo teórico.
- “No soy productivo o no tengo disciplina” pero paso la mitad del día viendo Netflix, Twitch o Youtube y no tengo un horario adecuado a mis necesidades para conocer en qué tramos del día soy más productivo, tengo más energía o simplemente, no hago actividades a lo largo del día que me activan para tener más energía.
Después de dar un poco la charla de por qué quizás el problema de que no seas lo suficientemente productivo no sea por las herramientas, sino por la propia persona, vamos a comentar las únicas 10 herramientas que hemos elegido entre los ponentes del podcast nº4 de Iniciativa Emprendedores Podcast para ser productivo. Estas herramientas son las que consideramos que mejor funcionan dentro de todas las que hay, debido a su integración con otras plataformas y apps, además de que son las únicas que nos han funcionado a nosotros (que no quiere decir que a ti te funcionen porque dependen de las necesidades y gustos de cada uno), un par de diseñadores locos y desorganizados con la cabeza en mil proyectos a la vez.
Comenzamos:
Las 10 mejores herramientas disruptivas de productividad actualmente
Todoist, Notion, Slack, Miró, GoodNotes, Asana, RescueTime, Forest, Zapier, Trello
TODOIST
- Puedes asignar la prioridad de las tareas y cada color corresponde a un nivel de prioridad
- Todas las tareas pueden ser divididas en subtareas, función que no se encuentra en otras plataformas de organización de tareas como Notion o Trello
- Establecer fecha límite a la tarea y recordatorios (premium)
- Reconocimiento inteligente de la fecha
- Proponer meta de tareas a realizar a la semana, si cumples tus metas se te añadirán puntos y podrás compararte con tus compañeros
- Puede usarse de forma colaborativa
- 3€/mes
NOTION
- Organización de proyectos llevado al siguiente nivel
- Extremadamente minimalista, al principio te agobia al usarlo porque te enseña todo lo que puedes hacer en la plataforma.
- Enfatiza mucho el uso del los comandos con “/”
- Engloba muchas funciones de sus competidores como Trello por el uso de Kanban, Google Calendar por el uso de calendarios, Todolist por poder hacer una lista de cosas que hacer etc y todo esto se puede hacer de una forma muy rápida gracias a los comandos
SLACK
Slack es una aplicación de mensajería para empresas que conecta a las personas con la información que necesitan. Slack transforma la manera en que se comunican las organizaciones reuniendo a las personas para que trabajen como un equipo unificado.
- Whatsapp para comunicación dentro de proyectos o empresas
- División en subgrupos para dividir a los departamentos de la empresa
- Se puede reaccionar a los mensajes mediante emojis, lo que permite crear encuestas muy fácilmente ya que debajo del mensaje aparecerá un contador de emojis
- Infinidad de integraciones con otras plataformas. Ejemplo: Si has creado una reunión en Zoom, te aparece en el canal el recordatorio de que hay reunión por Zoom y te ofrecerá el enlace para acceder.
- Precio desde 6.25€/mes. Tiene un límite de 11.000 mensajes en su versión gratuita.
Pizarra virtual en línea infinita para equipos remotos que colaboran en un entorno digital. Para personas creativas y departamentos de diseño, para aplicar la metodologías Design Thinkign, hacer brainstorming, es increíble.
Características a destacar:
- El plan gratuito permite compartir tableros con desconocidos a través de link y editar hasta 3 tableros.
- Permite realizar videollamada dentro de la plataforma
- Se usa principalmente para periodos de brainstorming.
- Permite tomar notas en post-its, relacionarlas mediante flechas, dibujar, realizar mock-ups rápidos de plataformas webs y en definitiva agilizar el tema de plasmar ideas y enseñárselas a tus compañeros.
GOODNOTES
- Sustituto de la toma de apuntes tradicional
- Posibilidad de relacionar directamente tus apuntes con la información de diapositivas o libros, ya se hayan importado en pdf o se tenga en físico, ya que puedes añadir fotografías de ellos.
- Resulta mucho más rápido que buscar entre tus propios apuntes en hojas
- Todas estas notas estarán disponibles en la nube por lo que puedes consultarlas tanto en tu iPad como en tu iPhone.
ASANA
Muy conocida en el mundo de las herramientas de la productividad. Sirve para administrar y gestionar de forma centralizada y organizada todas las tareas y/o actividades a llevar a cabo en un proyecto, a través de ella es posible conformar equipos de trabajo, con los cuales se compartirá la planificación de cada una de las tareas que deban llevar a feliz termino para cumplir con los objetivos deseados.
Además de ser puntera para la organización de proyectos de equipo, una de sus últimas actualizaciones permite comunicaciones por videomensaje.
Es decir, si yo quiero decirle a una persona nueva de prácticas que está teletrabajando o que no me puedo comunicar con ella por cualquier cosa y le tengo que enseñar algo, le mando un videomensaje, grabando mi pantalla, mi webcam y le comento lo que tiene que hacer, lo que he hecho, etc. Esta funcionalidad hoy en día me encanta.
RESCUE TIME – Lo más destacado
Existen apps que te hacen como un seguimiento de a qué tareas dedicas el tiempo, que son ideales para freelance. Estas apps están enfocadas en monitorear cuánto tiempo le dedicas a cada tarea y poder saber cuánto cobrar por ese tiempo dedicado al proyecto y por ese trabajo (otras opciones son HARVEST, FRESHBOOK, ).
RESCUE TIME te permite saber en qué inviertes tu tiempo, sin necesidad de abrir la app. La solución es un seguimiento invisible del tiempo dedicado a diferentes aplicaciones, documentos y sitios web, brindando a los usuarios una imagen precisa del día con informes detallados basados en su actividad.
Las actividades se agrupan automáticamente en categorías predefinidas junto con puntuaciones de productividad incorporadas que abarcan un gran volumen de sitios web y aplicaciones. Los usuarios también pueden personalizar las categorías y las puntuaciones de productividad para satisfacer necesidades específicas. Las funciones adicionales permiten a las personas bloquear sitios web y distracciones durante períodos de tiempo, así como realizar un seguimiento de la actividad offline como reuniones, llamadas e incluso viajes al trabajo.
A mi personalmente no me funciona, porque no me gusta el hecho de estar pulsando un botón cada vez que finalizo algo, es una cosa más pendiente que tengo que estar. Porque de hecho, algunas herramientas de productividad nos hacen estar más pendientes de la propia herramienta que de ser nosotros productivos en el flujo de trabajo.
FOREST – Lo más destacado
La aplicación que a mí más me ha funcionado por su simplicidad es Forest.
Forest tiene un uso muy sencillo: La app te permite plantar una semilla de manera virtual. Con el paso del tiempo, esta semilla crecerá si la dejas -si no tocas el móvil o el ordenador, porque tiene extensión de navegador- y poco a poco se convierte en un árbol. Si sales de la app, el árbol no crecerá y morirá.
Pero también representa otra cosa: al darte un objetivo, no coger el smartphone para permitir así que el árbol crezca, la app te ayudará a crear una rutina, que básicamente es lo que más te va a costar. La sensación de éxito y responsabilidad van a ayudarte no sólo a dejar usar el móvil temporalmente, sino que también a aprovechar mejor el tiempo. Una vez pilles la rutina, entonces con el tiempo no hará falta ni que abras Flower, ya que tu mismo evitarás coger tanto el móvil porque te habrás acostumbrado a ello.
Lo mejor es que la app colabora con la asociación Trees for the Future, por lo que podrás plantar árboles reales a través de la app. De hecho, en los pocos años que Forest lleva en activo, se han plantado hasta 340.000 árboles reales gracias a una aplicación y ha ganado premios como la mejor app de Google Play dos años seguidos, además de obtener en 2018 el premio a la app de superación Android en 9 países de todo el mundo.
ZAPIER – Lo más destacado
Zapier te permite automatizar acciones dentro de 3000 aplicaciones. Como que cuando insertes una tarea en Todoist, lo tengas en el calendar de Outlook. Miles de posibilidades. ES EL TODOTERRENO DE LA AUTOMATIZACIÓN PARA TU VIDA PERSONAL Y PROFESIONAL PARA TU NEGOCIO. Puedes crear Zaps entre aplicaciones, ahorrar tiempo y automatizar muchas de las tareas manuales que completas a diario.
Personalmente, esto a mi me crea un conflicto, porque siempre que he creído en la productividad, la cosa es que cuanto más opciones tengo, más análisis por parálisis tengo, de ahí que necesite una app minimalista. Pero no dudamos que todo lo que te puedes ahorrar en automatizar elementos para un gran proyecto, es necesario grandes herramientas.
Como toda gran herramienta con múltiples integraciones, tienes que pagar acorde a ello. Por ello, aunque existe un plan gratuito, es muy limitado. A partir de USD 19’99/mes puedes integrar las más de 3000 aplicaciones que ofrece. Sinceramente, si tuviera que hacer muchas integraciones, no me lo pensaría, porque es poco más de lo que cuesta una cuenta mensual de Netflix o una comida fuera de casa.
TRELLO
Crea un tablero, listas y tarjetas de Trello para empezar, y personalízalos y expándelos conforme el trabajo en equipo vaya a más. Gestiona proyectos, organiza tareas y fomenta un trabajo conjunto y colaborativo desde un mismo lugar.
Las listas y las tarjetas son los pilares de organización en los que se sustentan los tableros de Trello. Asigna tareas, fija plazos, consulta parámetros de productividad, configura calendarios y mucho más para ver mejorados enormemente los flujos de trabajo.
Puedes crear un tablero de Trello en pocos segundos, y gracias a la posibilidad de consultar los datos desde numerosos ángulos, el equipo está siempre al tanto de todo de la manera más práctica para ellos:
- Usa la vista de Cronograma para la planificación de proyectos
- El Calendario permite gestionar mejor el tiempo
- La vista de Tabla conecta el trabajo en los distintos tableros
- ¡Consulta con Panel las estadísticas de los tableros y mucho más.
Crea una tarjeta de Trello con un solo clic y descubre todo lo que es capaz de albergar. Desglosa tareas grandes y complejas en pasos con vista previa de archivos adjuntos, recordatorios, checklists y comentarios (¡con emoticonos incluidos!). Además, puedes ordenar las tarjetas por lista y estado en el tablero para tener perspectivas diferentes del proyecto.
Tu equipo puede:
- Gestiona los plazos
- Proporciona comentarios y lleva un seguimiento
- Asigna tareas y reparte el trabajo
- Conecta el trabajo en las distintas aplicaciones.
